Das Büro für Existenzgründer - fünf Möglichkeiten

Jeder Existenzgründer stellt sich früher oder später die "Büro-Frage". Dabei kommt es vor allem darauf an, in welchem Umfeld man produktiv arbeiten kann - und natürlich in welcher Branche man tätig ist. Ein freiberuflicher Designer, der im Grunde nur seinen Laptop braucht, hat ganz andere Optionen als jemand, der als Berater arbeitet und repräsentative Räume braucht.

Auf welche Einrichtungsgegenstände sollte ein Existenzgründer nicht verzichten? Wir stellen unsere 9 Favoriten vor, die in einem Büro nicht fehlen sollten. Ausserdem sprechen wir über nützliche Software für Existenzgründer.

Letzten Endes stellt sich natürlich auch immer die Frage: Was kostet es? Folgende fünf Büro-Optionen hat jeder Existenzgründer:

  1. Das eigene Büro
  2. Das Büro zu Hause
  3. Im Café
  4. Der Coworking Space
  5. Die Bürogemeinschaft

Die fünf Möglichkeiten sind von der preisgünstigsten bis zur teuersten Möglichkeit sortiert. Dabei steigt natürlich je nach Preisklasse der Komfort.

Ein Existenzgründer arbeitet im Büro
Welche Büro-Optionen gibt es?

1. Das eigene Büro

Von einem eigenen Büro träumt jeder Existenzgründer. Kein Wunder, denn eigene Räume bieten viele Vorteile:

  • Ihr eigener Chef. Von der Einrichtung bis zur Arbeitsatmosphäre: Man hat alles selbst in der Hand. Sie sind Ihr eigener Chef und müssen keine Kompromisse schließen.
  • Ruhiger arbeiten. Einfach die Tür zu machen und konzentriert arbeiten. Das ist die Basis, um gute Arbeit zu leisten! Im eigenen Büro hat man deutlich mehr Ruhe.
  • Ausdruck von Professionalität. Wer ein eigenes Büro hat, zeigt ganz klar: Hier ist ein Profi am Werk! Automatisch sortiert man sich in einer höheren Liga ein.
  • Überzeugt Kunden. Jeder Kunde trifft unterbewusst in wenigen Sekunden ein Urteil: Wer sitzt da vor mir? Ein repräsentatives Büro ist ein guter Einstieg in ein Kundengespräch, ähnlich wie ein guter Anzug oder ein moderner Firmenwagen.

Und die Kosten? Wer einen professionellen Businessplan erstellt, der sollte den Aufwand für ein eigenes Büro berücksichtigen. Das gehört zu einer sauberen Planung dazu.

2. Das Büro zu Hause

Die Unterlagen auf dem Küchentisch, der private Drucker läuft und läuft: So startet fast jeder Existenzgründer. Zu Hause entwickeln viele ihre Idee von der Selbstständigkeit, recherchieren, telefonieren und schreiben ihren Businessplan. Da ist es zunächst eine logische Konsequenz, dass man sich zu Hause ein eigenes Büro einrichtet. Allerdings hat das Büro von zu Hause auch Nachteile: Meistens hat man dafür keinen Platz und außerdem hat man die Arbeit immer zu Hause liegen. Es fällt schwerer, auch einmal abzuschalten, wenn die Arbeitsunterlagen immer direkt vor der eigenen Nase liegen. Der Vorteil: Es ist kostengünstig.

Das Büro in der eigenen Wohnung
Zuhause Arbeiten kann auch bequem sein.

3. Im Café arbeiten

Im Café zu arbeiten, ist der erste Schritt zum eigenen Büro. Viele Existenzgründer weichen in Cafés mit Wlan aus, um dort in entspannter Atmosphäre zu arbeiten. Man sitzt nicht mehr die ganze Zeit zu Hause. Und wenn man Glück hat, arbeiten noch andere Freiberufler im Café und es entsteht eine produktive Atmosphäre. Allerdings hat die Café-Arbeit auch Nachteile: Jeder kann einem über die Schulter gucken - und wie erklärt ein Grafikdesigner seinem Kunden, dass der Konkurrent schon weiß, wie die neue Webseite aussehen wird? Das kann peinlich werden. Außerdem sind Cafés häufiger sehr laut und zum Telefonieren nicht geeignet.

Existenzgründer im Coworking-Space
Gemeinsam arbeiten hat Vor- und Nachteile.

4. Coworking Space

Coworking Space ist ein modernes Phänomen, das vor allem die Kreativbranche anspricht. Dabei kann man sich tageweise, aber auch wöchentlich oder monatlich in ein Großraumbüro einmieten. Die Vorteile: Man hat keine vertragliche Bindung wie bei einem eigenen Büro, und im direkten Arbeitsumfeld arbeiten häufig interessante Menschen. Als Existenzgründer baut man sich so ein Netzwerk auf. Außerdem fühlt man sich nicht so alleine. Allerdings: Wer sich fest einen Büroplatz in einem Coworking Space holt, der zahlt schon fast so viel wie in einer Bürogemeinschaft oder für ein eigenes Büro. Dafür sind Coworking Spaces allerdings deutlich ungemütlicher, was den Lärmpegel angeht. Häufig arbeiten alle mit Kopfhörern, weil es einfach zu laut ist. Man sollte also erst einmal ausprobieren, ob man in solch einer Bürosituation wirklich produktiv arbeiten kann.

5. Bürogemeinschaft

Eine Bürogemeinschaft ist - wie die Studenten-WG - eine persönlichere Angelegenheit. Man muss gut miteinander auskommen. Putzen, Lärm, Müll - das sind die klassischen drei Dinge, die man vorab klären sollte. Jeder hat sein eigenes Hoheitsgebiet, aber es gibt auch gemeinsame Räumlichkeiten. Es gibt Bürogemeinschaften, die über Jahrzehnte Bestand halten und wo Kollegen zu Freunden werden. Aber viele Bürogemeinschaften halten auch nur kurzfristig. Die Fluktuation ist hoch und wenn man Pech hat, muss man nach einem halben Jahr wieder ausziehen. Das kann für Existenzgründer umständlich und teuer werden.


9 nützliche Dinge für das eigene Büro

Eigentlich gehört es zu den schönen Seiten der Selbstständigkeit: Die Einrichtung des eigenen Büros. Eigentlich. Denn die meisten Gründer kümmern sich darum nicht wirklich. Ein Stuhl, ein Schreibtisch und ein Laptop – fertig.

Das ist auch ok so. Schließlich haben die wenigsten gleich zu Beginn Geld auf der hohen Kante. Auf der anderen Seite: Als Selbstständiger sitzt man schnell zehn Stunden pro Tag am Schreibtisch.

Unsere Meinung: Wer sich an seinem Büroplatz wohl fühlt, der arbeitet auch besser. Erst recht, wenn viele kleine nützliche Dinge vorhanden sind, die dafür sorgen, dass man schneller und effektiver arbeiten kann.   

Deswegen stellen wir in diesem Blogbeitrag acht nützliche Dinge vor. Sie sind für jede Gründerin und für jeden Gründer erschwinglich und nützlich – egal ob man im Home Office arbeitet oder in einem repräsentativen Büroraum.

Stellen Sie sich einfach vor: Sie haben Ihr Büro oder Ihre Geschäftsräume so eingerichtet, dass alle Freunde und Verwandte sagen: „Wow! Ich glaube, ich mache mich auch selbstständig!“ So sollte es sein!

Also: Hier kommt die Inspirations-Liste mit Dingen, die das Arbeitsleben angenehmer, einfacher, effektiver und schöner machen. Viel Spaß beim Durchstöbern!

Gründerin am Schreibtisch
Welche Dinge machen die Arbeit leichter?

Zu Hause haben Sie vielleicht einen einfachen Papiermülleimer. Aber bitte nicht im Büro. Geschäftspost sollte auf jeden Fall geschreddert werden. Auf den Papieren stehen schließlich auch oft sensible Daten, wie Rechnungsadressen oder Stundensätze.

Geschäftspost auf jeden Fall schreddern!

Wir empfehlen, einen Aktenvernichter aus dem mittleren Preissegment zu nehmen. Wir haben schon ein halbes Dutzend Aktenvernichter getestet – und die günstigen vernichten häufig nicht ordentlich und gehen schnell kaputt, wenn man mal 10 Papiere gleichzeitig einwirft.

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Viele Gründerinnen und Gründer versinken in Unterlagen. Im ganzen Büro entstehen kleine Stapel. Das Problem: Die Stapel lenken von der Arbeit ab. Sie führen dazu, dass man chaotisiert und letztlich nicht effektiv arbeitet.

Die Lösung: Man schafft sich eine Monatsmappe/Wiedervorlage an. Dann legt man die jeweilige Unterlage genau zu dem Termin, an dem man die Dokumente wieder braucht. Jeden Morgen schauen Sie einfach in die Mappe und schon haben Sie Ihre Dokumente griffbereit.

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Als Selbstständiger muss man sich selbst organisieren. Die meisten haben dafür einen Taschenkalender oder Timer. Dort können die täglichen Termine eingetragen werden. Und auch als Ort für Visitenkarten ist ein Timer gut geeignet.

Allerdings versinkt man manchmal im „Klein-Klein“ und schaut nur bis zur nächsten Woche. Eine Ergänzung, die wir sinnvoll finden: Ein Wandkalender. Darüber bekommt man einen schnellen Überblick über das komplette Jahr. Dort können Sie zum Beispiel Ihren Urlaub oder große Aufträge eintragen.

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Ihre Ordner fallen schon wieder auseinander? Die Klammern haken wieder und die Dokumente fallen heraus? Beim Thema Ordner sind wir pingelig. Hier zählt Qualität. Kaufen Sie sich einmal zehn bis zwanzig Ordner und Sie haben eine Einheit im Schrank. Das sorgt automatisch dafür, dass Sie auch sorgfältiger abheften.  

Besorgen Sie sich auch Trennstreifen, um innerhalb des Ordners Struktur zu haben. Pro Trennstreifen ein Thema – zum Beispiel für die Quartale bei der Umsatzsteuer oder für Themen wie Marketing, Verträge, Angebote. Am Ende des Jahres archivieren Sie die Ordner und fangen von Null an. So finden Sie auch Jahre später sofort ein Dokument, wenn Sie es benötigen.

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Auch hier sind wir konservativ. Klar, jedes Handy hat mittlerweile einen Taschenrechner. Das führt aber auch dazu, dass man noch schnell eine Whats-App-Nachricht schreibt oder auf irgendeiner Seite surft. Ein Handy lenkt nur ab.

Vor allem, weil es fast immer wichtig ist, wenn man den Taschenrechner in die Hand nimmt. Sie kalkulieren ein Angebot? Sie verschaffen sich einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben? Sie sitzen an Ihrem Businessplan und vorher noch einmal alles durchrechnen? Für all diese Dinge nehmen Sie einen Taschenrechner in die Hand.

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Die meisten Existenzgründer mieten ein Büro an. Das Problem: Wer den ganzen Tag auf dem Bürostuhl sitzt, verursacht Kratzspuren auf dem Boden. Egal ob es ein Holzboden ist, Fliesen oder Parkett – nach einiger Zeit sieht man fast immer Spuren.

Beim Umzug führt dies schnell zu Diskussionen mit dem Vermieter. Also gleich sorgen Sie gleich vor und kaufen Sie sich eine Bürostuhl-Unterlage. Die können Sie beim Umzug im Zweifel einfach wegwerfen – und das Büro sieht aus wie Neu.

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Eine gute Kaffeemaschine im eigenen Büro? Das hört sich zuerst einmal an wie Luxus. Schließlich haben Sie ja schon zu Hause eine Kaffeemaschine. Doch dieser Gedanke ist nicht ganz richtig. Denn die meisten Selbstständigen gehen mittags Kaffee trinken – und zahlen dort zwei bis drei Euro für ihren Kaffee. Eine unnötige Ausgabe.

Wenn man dies hochrechnet auf 50 Kalenderwochen oder 250 Arbeitstage, dann kostet der externe Kaffeekonsum zwischen 500 und 750 Euro pro Jahr. Nehmen wir an, Sie sind fünf Jahre selbstständig – dann haben Sie 3.750 Euro für Kaffee ausgegeben. Wollen Sie für das Geld nicht lieber in den Urlaub fahren?

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Wer viel am Rechner arbeitet, bekommt irgendwann trockene Augen. Besonders im Winter tritt dieses Problem häufiger auf. Auch Kontaktlinsenträger kennen das Problem gut. Auf Dauer kann dies sehr belastend sein.

Hier hilft ein Luftbefeuchter für das eigene Büro. Luftbefeuchter gibt es schon in einer einfachen Version und in ganz unterschiedlichen Preisklassen. Damit gehört die trockene Raumluft der Vergangenheit an

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Wer viel telefonieren muss, dem fällt irgendwann buchstäblich das Ohr ab. Je länger man telefoniert, desto stärker drückt man den Hörer ans Ohr. Und am Ende schmerzt der Rücken, weil man die ganze Zeit auf dem Bürostuhl gesessen hat.

Die einfache Alternative: Besorgen Sie sich ein Headset. So können Sie parallel auf und ab gehen, sich strecken oder auch einmal auf den Zehenspitzen stehen. Einziger Knackpunkt: Achten Sie beim Kauf auf Qualität. Sonst leidet der Sound – und damit auch der Kunde am anderen Ende der Leitung.

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Software für die Existenzgründung - weniger ist mehr!

Die Auswahl an Software für Existenzgründer ist groß, unüberschauber und verwirrend. Es gibt unzählige kostenlose und kostenpflichtige Tools zur Kalkulation, interaktive Businesspläne und Controlling-Lösungen. Das Bundeswirtschaftsministerium bietet beispielsweise eine Toolsammlung an, die helfen soll, "Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen". Daneben gibt es eine Vielzahl interaktive Businesspläne, mit denen Sie sich Ihre Finanzplanung mehr oder weniger zusammenklicken können. Dabei haben alle diese Angebote zwei entscheidende Probleme: Sie sind 1. nicht einfach genug und stoßen 2. irgendwann an ihre Grenzen.

Als Existenzgründer ist man darauf angewiesen, mit möglichst wenig Software die maximale Verwaltung abzudecken. Die Software für die Existenzgründung muss auch in zwei, drei und fünf Jahren noch funktionieren, da Sie viel Zeit in Einarbeitung und Erstellung investieren! Deshalb muss die Wahl der richtigen Software gut überlegt sein:

Gründer denkt über seine Software nach.
Welche Software braucht man wirklich?

1. Software für Finanzplanung (für den Businessplan und später)

Sie brauchen eine Software, mit der Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben überwachen sowie Ihren Umsatz und Ihre Liquidität planen können. Da Sie sich die Arbeit nur einmal mach möchten, muss diese Software auch nach dem Businessplan Ihr täglicher Begleiter in Sachen Finanzplanung bleiben. Die Lösung ist ganz einfach: Machen Sie als Existenzgründer Ihre Finanzplanung mit einer einfachen Tabellenkalkulation! (Mehr zur Finanzplanung.)

Mit Excel können Sie Ihre Zahlen jederzeit flexibel anpassen und auf jedes Ereignis direkt reagieren - ohne sich irgendwo einzuloggen oder neue Updates zu kaufen. Wenn Sie einmal Ihre Werte in eine passende Vorlage eingetragen haben, können Sie direkt mit Ihrer Finanzplanung loslegen. Sie wissen, wie viel Geld Sie jeden Monat zum Leben brauchen? Dann wissen Sie auch automatisch, was Ihre Firma mindestens für einen Umsatz machen muss. Den Umsatz planen Sie im Voraus, dann wissen Sie, wie viel liquide Mittel Sie wann zur Verfügung haben (müssen). Das sind die wichtigen Kennzahlen eines Unternehmens! Und das gibt Excel als Software für die Existenzgründung und darüber hinaus locker jetzt und auch in Zukunft her.

Wenn Sie keine doppelte Buchführung machen müssen und monatlich weniger als 30 Posten buchen, können Sie Ihre Einnahmen-Überschussrechnung im {Büro für Existenzgründung} auch in Excel machen. Ansonsten wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, der Ihnen eine zugelassene Software empfehlen kann.

Existenzgründer mit Tablet
Die Finanzen im Überblick behalten

2. Banking und Buchhaltung

Sie brauchen als zweites eine Software für Ihr Banking, die optimalerweise auch noch die Buchhaltung übernimmt. Online-Banking ist hier eigentlich schon Pflicht, alleine schon aus Zeitgründen. Es empfiehlt sich, jedes Produkt vor dem Kauf zu testen. Die meisten Anbieter haben diese Möglichkeit, ihr Produkt für einen bestimmten Zeitraum auf die Probe zu stellen.

Die Wahl der richtigen Software muss auch von persönlichen Vorlieben bestimmt sein. Lernen Sie deshalb jedes Produkt kennen und entscheiden Sie sich für das, was Ihnen am besten liegt bzw. womit Sie am schnellsten und einfachsten arbeiten können. Achten Sie auch auf die unterschiedlichen Lizenzmodelle der Hersteller. Zum Teil müssen Sie das Programm nach einem gewissen Zeitraum (meist ein Jahr) neu erwerben, da es sonst funktionsuntüchtig wird. Das muss nicht unbedingt schlecht sein, da man so auf dem neuesten Stand bleibt. Es ist wichtiger, gut mit dem Programm zurecht zu kommen, als nur auf den Preis zu achten. Hier eine Übersicht, welche Anbieter von Geschäftskonten es gibt.

3. Mindmap-Software für Ideen und Brainstorming

Unser Tipp für Ihren persönlichen Arbeitsalltag: Besorgen Sie sich eine gute Software, mit der Sie eine Mindmap erstellen können. Mit einer Mindmap kann man seinen Gedanken freien Lauf lassen. Brainstormen Sie zu einem bestimmten Thema einfach drauflos und halten alles in Ihrer "Gedanken-Karte" (so die deutsche Übersetzung von Mindmap) fest. Legen Sie sich einen Ordner an, wo Sie Ihre Mindmaps abheften. Eine bekannte Mindmap-Software heißt "MindManager".

Man kann zu praktisch jeden Thema eine Mindmap anlegen: Welche Marketing-Ideen haben Sie, um Ihr Geschäft bekannter zu machen? Was können Sie Ihrem Kunden XY anbieten? Was möchten Sie noch alles erleben? Jeder  Existenzgründer und Jungunternehmer kann Mindmapping für sich nutzen - ob man nun im Handwerk oder in der Kreativbranche im Dienstleistungsbereich. Viele schleppen diese Fragen mit sich herum oder vergessen gute Ideen wieder. Durch eine Mindmap halten Sie Ihre Gedanken fest!