Existenzgründer: 9 nützliche Dinge für das eigene Büro

Ihr neues Büro?
©contrastwerkstatt - Fotolia.com

Eigentlich gehört es zu den schönen Seiten der Selbstständigkeit: Die Einrichtung des eigenen Büros. Eigentlich. Denn die meisten Gründer kümmern sich darum nicht wirklich. Ein Stuhl, ein Schreibtisch und ein Laptop – fertig.

Das ist auch ok so. Schließlich haben die wenigsten gleich zu Beginn Geld auf der hohen Kante. Auf der anderen Seite: Als Selbstständiger sitzt man schnell zehn Stunden pro Tag am Schreibtisch.

Unsere Meinung: Wer sich an seinem Büroplatz wohl fühlt, der arbeitet auch besser. Erst recht, wenn viele kleine nützliche Dinge vorhanden sind, die dafür sorgen, dass man schneller und effektiver arbeiten kann.   

Deswegen stellen wir in diesem Blogbeitrag acht nützliche Dinge vor. Sie sind für jede Gründerin und für jeden Gründer erschwinglich und nützlich – egal ob man im Home Office arbeitet oder in einem repräsentativen Büroraum.

Stellen Sie sich einfach vor: Sie haben Ihr Büro oder Ihre Geschäftsräume so eingerichtet, dass alle Freunde und Verwandte sagen: „Wow! Ich glaube, ich mache mich auch selbstständig!“ So sollte es sein!

Also: Hier kommt die Inspirations-Liste mit Dingen, die das Arbeitsleben angenehmer, einfacher, effektiver und schöner machen. Viel Spaß beim Durchstöbern!

1. Aktenvernichter

Zu Hause haben Sie vielleicht einen einfachen Papiermülleimer. Aber bitte nicht im Büro. Geschäftspost sollte auf jeden Fall geschreddert werden. Auf den Papieren stehen schließlich auch oft sensible Daten, wie Rechnungsadressen oder Stundensätze.

Geschäftspost auf jeden Fall schreddern!

Wir empfehlen, einen Aktenvernichter aus dem mittleren Preissegment zu nehmen. Wir haben schon ein halbes Dutzend Aktenvernichter getestet – und die günstigen vernichten häufig nicht ordentlich und gehen schnell kaputt, wenn man mal 10 Papiere gleichzeitig einwirft.

 

2. Monatsmappe/Wiedervorlage

Viele Gründerinnen und Gründer versinken in Unterlagen. Im ganzen Büro entstehen kleine Stapel. Das Problem: Die Stapel lenken von der Arbeit ab. Sie führen dazu, dass man chaotisiert und letztlich nicht effektiv arbeitet.

Die Lösung: Man schafft sich eine Monatsmappe/Wiedervorlage an. Dann legt man die jeweilige Unterlage genau zu dem Termin, an dem man die Dokumente wieder braucht. Jeden Morgen schauen Sie einfach in die Mappe und schon haben Sie Ihre Dokumente griffbereit.

 

3. Timer und Wandkalender

Als Selbstständiger muss man sich selbst organisieren. Die meisten haben dafür einen Taschenkalender oder Timer. Dort können die täglichen Termine eingetragen werden. Und auch als Ort für Visitenkarten ist ein Timer gut geeignet.

Allerdings versinkt man manchmal im „Klein-Klein“ und schaut nur bis zur nächsten Woche. Eine Ergänzung, die wir sinnvoll finden: Ein Wandkalender. Darüber bekommt man einen schnellen Überblick über das komplette Jahr. Dort können Sie zum Beispiel Ihren Urlaub oder große Aufträge eintragen.  

 

4. Ordentliche Ordner und Trennstreifen

Ihre Ordner fallen schon wieder auseinander? Die Klammern haken wieder und die Dokumente fallen heraus? Beim Thema Ordner sind wir pingelig. Hier zählt Qualität. Kaufen Sie sich einmal zehn bis zwanzig Ordner und Sie haben eine Einheit im Schrank. Das sorgt automatisch dafür, dass Sie auch sorgfältiger abheften.  

Besorgen Sie sich auch Trennstreifen, um innerhalb des Ordners Struktur zu haben. Pro Trennstreifen ein Thema – zum Beispiel für die Quartale bei der Umsatzsteuer oder für Themen wie Marketing, Verträge, Angebote. Am Ende des Jahres archivieren Sie die Ordner und fangen von Null an. So finden Sie auch Jahre später sofort ein Dokument, wenn Sie es benötigen.

 

5. Taschenrechner

Auch hier sind wir konservativ. Klar, jedes Handy hat mittlerweile einen Taschenrechner. Das führt aber auch dazu, dass man noch schnell eine Whats-App-Nachricht schreibt oder auf irgendeiner Seite surft. Ein Handy lenkt nur ab.

Vor allem, weil es fast immer wichtig ist, wenn man den Taschenrechner in die Hand nimmt. Sie kalkulieren ein Angebot? Sie verschaffen sich einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben? Sie sitzen an Ihrem Businessplan und vorher noch einmal alles durchrechnen? Für all diese Dinge nehmen Sie einen Taschenrechner in die Hand.

 

6. Bürostuhl-Unterlage

Die meisten Existenzgründer mieten ein Büro an. Das Problem: Wer den ganzen Tag auf dem Bürostuhl sitzt, verursacht Kratzspuren auf dem Boden. Egal ob es ein Holzboden ist, Fliesen oder Parkett – nach einiger Zeit sieht man fast immer Spuren.

Beim Umzug führt dies schnell zu Diskussionen mit dem Vermieter. Also gleich sorgen Sie gleich vor und kaufen Sie sich eine Bürostuhl-Unterlage. Die können Sie beim Umzug im Zweifel einfach wegwerfen – und das Büro sieht aus wie Neu.

 

7. Kaffeemaschine

Eine gute Kaffeemaschine im eigenen Büro? Das hört sich zuerst einmal an wie Luxus. Schließlich haben Sie ja schon zu Hause eine Kaffeemaschine. Doch dieser Gedanke ist nicht ganz richtig. Denn die meisten Selbstständigen gehen mittags Kaffee trinken – und zahlen dort zwei bis drei Euro für ihren Kaffee. Eine unnötige Ausgabe.

Wenn man dies hochrechnet auf 50 Kalenderwochen oder 250 Arbeitstage, dann kostet der externe Kaffeekonsum zwischen 500 und 750 Euro pro Jahr. Nehmen wir an, Sie sind fünf Jahre selbstständig – dann haben Sie 3.750 Euro für Kaffee ausgegeben. Wollen Sie für das Geld nicht lieber in den Urlaub fahren?

 

8. Luftbefeuchter

Wer viel am Rechner arbeitet, bekommt irgendwann trockene Augen. Besonders im Winter tritt dieses Problem häufiger auf. Auch Kontaktlinsenträger kennen das Problem gut. Auf Dauer kann dies sehr belastend sein.

Hier hilft ein Luftbefeuchter für das eigene Büro. Luftbefeuchter gibt es schon in einer einfachen Version und in ganz unterschiedlichen Preisklassen. Damit gehört die trockene Raumluft der Vergangenheit an!

 

9. Headset

Wer viel telefonieren muss, dem fällt irgendwann buchstäblich das Ohr ab. Je länger man telefoniert, desto stärker drückt man den Hörer ans Ohr. Und am Ende schmerzt der Rücken, weil man die ganze Zeit auf dem Bürostuhl gesessen hat.

Die einfache Alternative: Besorgen Sie sich ein Headset. So können Sie parallel auf und ab gehen, sich strecken oder auch einmal auf den Zehenspitzen stehen. Einziger Knackpunkt: Achten Sie beim Kauf auf Qualität. Sonst leidet der Sound – und damit auch der Kunde am anderen Ende der Leitung.

 

Auf was könnt Ihr in Ihrem Büro nicht verzichten? Was würdet Ihr empfehlen? Wir freuen uns über Kommentare!

Das Büro für Existenzgründer - fünf Möglichkeiten

©contrastwerkstatt - Fotolia.com

Jeder Existenzgründer stellt sich früher oder später die "Büro-Frage". Dabei kommt es vor allem darauf an, in welchem Umfeld man produktiv arbeiten kann - und natürlich in welcher Branche man tätig ist. Ein freiberuflicher Designer, der im Grunde nur seinen Laptop braucht, hat ganz andere Optionen als jemand, der als Berater arbeitet und repräsentative Räume braucht.

Letzten Endes stellt sich natürlich auch immer die Frage: Was kostet es? Folgende fünf Büro-Optionen hat jeder Existenzgründer:

  1. Das eigene Büro
  2. Das Büro zu Hause
  3. Im Café
  4. Der Coworking Space
  5. Die Bürogemeinschaft

Die fünf Möglichkeiten sind von der preisgünstigsten bis zur teuersten Möglichkeit sortiert. Dabei steigt natürlich je nach Preisklasse der Komfort.

1. Das eigene Büro

Von einem eigenen Büro träumt jeder Existenzgründer. Kein Wunder, denn eigene Räume bieten viele Vorteile:

  • Ihr eigener Chef. Von der Einrichtung bis zur Arbeitsatmosphäre: Man hat alles selbst in der Hand. Sie sind Ihr eigener Chef und müssen keine Kompromisse schließen.
  • Ruhiger arbeiten. Einfach die Tür zu machen und konzentriert arbeiten. Das ist die Basis, um gute Arbeit zu leisten! Im eigenen Büro hat man deutlich mehr Ruhe.
  • Ausdruck von Professionalität. Wer ein eigenes Büro hat, zeigt ganz klar: Hier ist ein Profi am Werk! Automatisch sortiert man sich in einer höheren Liga ein.
  • Überzeugt Kunden. Jeder Kunde trifft unterbewusst in wenigen Sekunden ein Urteil: Wer sitzt da vor mir? Ein repräsentatives Büro ist ein guter Einstieg in ein Kundengespräch, ähnlich wie ein guter Anzug oder ein moderner Firmenwagen.

Und die Kosten? Wer einen professionellen Businessplan erstellt, der sollte den Aufwand für ein eigenes Büro berücksichtigen. Das gehört zu einer sauberen Planung dazu.

2. Das Büro zu Hause

Die Unterlagen auf dem Küchentisch, der private Drucker läuft und läuft: So startet fast jeder Existenzgründer. Zu Hause entwickeln viele ihre Idee von der Selbstständigkeit, recherchieren, telefonieren und schreiben ihren Businessplan. Da ist es zunächst eine logische Konsequenz, dass man sich zu Hause ein eigenes Büro einrichtet. Allerdings hat das Büro von zu Hause auch Nachteile: Meistens hat man dafür keinen Platz und außerdem hat man die Arbeit immer zu Hause liegen. Es fällt schwerer, auch einmal abzuschalten, wenn die Arbeitsunterlagen immer direkt vor der eigenen Nase liegen. Der Vorteil: Es ist kostengünstig.

3. Im Café arbeiten

Im Café zu arbeiten, ist der erste Schritt zum eigenen Büro. Viele Existenzgründer weichen in Cafés mit Wlan aus, um dort in entspannter Atmosphäre zu arbeiten. Man sitzt nicht mehr die ganze Zeit zu Hause. Und wenn man Glück hat, arbeiten noch andere Freiberufler im Café und es entsteht eine produktive Atmosphäre. Allerdings hat die Café-Arbeit auch Nachteile: Jeder kann einem über die Schulter gucken - und wie erklärt ein Grafikdesigner seinem Kunden, dass der Konkurrent schon weiß, wie die neue Webseite aussehen wird? Das kann peinlich werden. Außerdem sind Cafés häufiger sehr laut und zum Telefonieren nicht geeignet.

4. Coworking Space

Coworking Space ist ein modernes Phänomen, das vor allem die Kreativbranche anspricht. Dabei kann man sich tageweise, aber auch wöchentlich oder monatlich in ein Großraumbüro einmieten. Die Vorteile: Man hat keine vertragliche Bindung wie bei einem eigenen Büro, und im direkten Arbeitsumfeld arbeiten häufig interessante Menschen. Als Existenzgründer baut man sich so ein Netzwerk auf. Außerdem fühlt man sich nicht so alleine. Allerdings: Wer sich fest einen Büroplatz in einem Coworking Space holt, der zahlt schon fast so viel wie in einer Bürogemeinschaft oder für ein eigenes Büro. Dafür sind Coworking Spaces allerdings deutlich ungemütlicher, was den Lärmpegel angeht. Häufig arbeiten alle mit Kopfhörern, weil es einfach zu laut ist. Man sollte also erst einmal ausprobieren, ob man in solch einer Bürosituation wirklich produktiv arbeiten kann.

5. Bürogemeinschaft

Eine Bürogemeinschaft ist - wie die Studenten-WG - eine persönlichere Angelegenheit. Man muss gut miteinander auskommen. Putzen, Lärm, Müll - das sind die klassischen drei Dinge, die man vorab klären sollte. Jeder hat sein eigenes Hoheitsgebiet, aber es gibt auch gemeinsame Räumlichkeiten. Es gibt Bürogemeinschaften, die über Jahrzehnte Bestand halten und wo Kollegen zu Freunden werden. Aber viele Bürogemeinschaften halten auch nur kurzfristig. Die Fluktuation ist hoch und wenn man Pech hat, muss man nach einem halben Jahr wieder ausziehen. Das kann für Existenzgründer umständlich und teuer werden.

Checkliste: Was sind meine nächsten drei Schritte?

Was können Sie jetzt als nächstes tun? Nach der 72-Stunden-Regel müssen Sie mit Ihrem Vorhaben innerhalb der nächsten 3 Tage aktiv werden, um eine 99%-Erfolgswahrscheinlichkeit zu erreichen. Mit jedem der folgenden Schritte erfüllen Sie die 72-Stunden-Regel:

  1. Rechnen Sie durch, welche finanziellen Möglichkeiten Sie haben. Das ist die Basis, um sich für ihre Büro-Möglichkeit zu entscheiden. Der Existenzgründerzuschuss vom Arbeitsamt ist für Sie wahrscheinlich interessant, um die Kosten zu senken.
  2. Informieren Sie sich, wie teuer Büros sind und ob es in Ihrer Nähe Coworking Spaces oder Bürogemeinschaften mit freien Büros gibt, die Sie sich unverbindlich  anschauen können.
  3. Das Büro ist noch die kleinste Entscheidung! Kontaktieren Sie einen Experten für Existenzgründung in Ihrer Nähe. Dieser kann Ihnen bei allen Fragen Ihres Gründungsvorhabens weiterhelfen - zum Beispiel bei der Wahl der Förderungen, der Kreditbeschaffung oder beim Businessplan.
  4. Weiterlesen 1: Welche Software brauche ich für mein Büro? 
  5. Weiterlesen 2: Mit welchen Vorlagen und Downloads kann ich meine Organisation verbessern?


*Das Sternchen (*) neben einem Link bedetuet, dass es sich um einen sog. Affiliate-Link handelt. Mit diesen Links können Sie unsere Texte und sonstigen Inhalte kostenlos lesen. Denn wenn Sie auf einen dieser Links klicken, kann es sein, dass wir dafür vergütet werden. Was genau vergütet wird, ist unterschiedlich: Manchmal wird der Klick auf die Seite bezahlt, oft ist die Vergütung aber daran gebunden, dass es zu einem konkreten Abschluss kommt.