Firmenwagen für Gründer und Unternehmer: Darauf sollten Sie achten

Ob im Handwerk oder in der Dienstleistungsbranche: In vielen Branchen benötigen Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer einen Firmenwagen. Allerdings sollten besonders Gründer darauf achten, die Kosten im Griff zu haben. Hier erfahren Sie die wichtigsten Punkte rund um Ihren Dienstwagen bzw. Firmenwagen.

Existenzgründer informiert sich über einen Firmenwagen
Dienstwagen - worauf muss ich achten?

Firmenwagen: Das Wichtigste schnell erklärt

  • Durch die drohenden Fahrverbote stehen Diesel-Firmenwagen praktisch vor dem Aus. Unternehmen, die „Vielfahrer“ sind – etwa Handwerker oder die Logistikbranche – müssen durchkalkulieren, welche Kostensteigerung auf Sie zukommen. Manchen Unternehmen droht sogar eine finanzielle Schieflage. Eine Unternehmensberatung für Mittelständler kann hier helfen.
  • Ein Firmenwagen, der betrieblich genutzt wird, gehört auch zum Betriebsvermögen. Damit können Sie die Kosten für die Anschaffung, Haltung und Nutzung als Betriebskosten von Ihrem Gewinn abziehen. Sie zahlen dadurch weniger Steuern.
  • Wenn Sie Ihren Dienstwagen auch privat nutzen, wird dies als „geldwerter Vorteil“ gesehen. Sie müssen auf die Nutzung Ihres Wagens Einkommenssteuer zahlen. Hier müssen Sie sich zwischen der 1-Prozent-Regelung und einem Fahrtenbuch entscheiden, um den geldwerten Vorteil zu berechnen.
  • Ein digitales Fahrtenbuch bringt viele Vorteile mit sich. Mit Daten aus der Fahrzeugelektronik (wie dem Kilometerstand) und einem GPS-Modul (für Start- und Zieladressen) wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet.

Dienstwagen: Diesel, Benzin, Elektro oder Bahn

Diesel Dienstwagen abgeben

Viele Jahre haben Selbstständige auf Dieselautos als Dienstwagen oder Firmenwagen gesetzt. Zum Beispiel Handwerker mit Diesel-Transportern, die sehr viel unterwegs waren. Doch angesichts drohender Fahrverbote in zahlreichen Städten, stellt sich die Frage, ob man sich tatsächlich noch einen Diesel anschaffen sollte. Wer bereits einen Diesel hat, macht sich intensive Gedanken, zu einem Benziner oder gar Elektroauto zu wechseln. Wer einen Diesel-Firmenwagen gekauft hat, hat jetzt eine besonders bittere Pille zu schlucken. Denn die Wagen haben einen großen Wertverlust erlitten. Gleichzeitig bieten viele Hersteller auch neue „Abwrackprämien“ an.

Benziner als Dienstwagen

Mit dem Niedergang des Diesels erfährt der Benziner neuen Aufschwung. Doch die Fahrt zur Tankstelle wird damit automatisch teurer. Experten sprechen davon, dass  Vielfahrer 20 bis 30 Prozent mehr zahlen pro Monat. Diese steigenden Kosten müssen Unternehmen mit einkalkulieren. Vor allem die Logistikbranche, aber auch Handwerker sind betroffen. Sie müssen möglicherweise ihre ganze Kalkulation neu aufstellen. Für eine solche neue Finanzplanung macht es Sinn sich einen Unternehmensberater als Unterstützung hinzuzuziehen. Für die Beratung gibt es häufig Fördermittel.

Gründer denkt über Dienstwagen nach.
Wie komme ich in Zukunft in mein Unternehmen?

Elektro-Dienstwagen

Für Elektro-Autos gibt es immer noch kein funktionierendes Strom-Tanksystem in der Fläche. Wer kurze Strecken fährt, kann sich trotzdem überlegen, auf ein Elektro-Auto umzusteigen. Dann „tankt“ das Elektro-Auto in der Nacht vor dem eigenen Haus. Ein zweiter Knackpunkt sind die Ladezeiten. Doch hier entwickelt sich die Technologie rasant weiter. Bereits jetzt gibt es Elektro-Autos, die innerhalb von 20 Minuten im Schnellverfahren aufladen.

Bahn statt Dienstwagen

Wer in einer Stadt oder einem Ort wohnt, die gut an den öffentlichen Nahverkehr und Zugstrecken angeschlossen ist, kann auch überlegen, komplett auf die Bahn umzusteigen. Dies kommt allerdings nur für Personen in Betracht, die kein Material fahren müssen – zum Beispiel Freiberufler oder Einzel-Selbstständige in einer Dienstleistungsbranche. Wenn doch Fahrten notwendig sind, kann man sich für einige Tage ein Auto leihen.


Firmenwagen kaufen oder leasen?

Firmenauto-Leasing

Leasing bedeutet leihen. Wenn Sie sich ein Firmenauto leasen, zahlen Sie eine monatliche Miete für Ihren Wagen. Zum Schluss geben Sie es zurück und suchen sich ein neues Auto aus. Sie sparen sich die Kaufkosten, haben dafür aber laufende Kosten. Um Wartung, Versicherung und Reparaturen müssen Sie in der Regel selbst kümmern. Allerdings gibt es beim Leasing auch Sonderzahlungen zu Beginn und nicht selten hohe Schlussraten. Deswegen sollten Sie genau durchkalkulieren, ob Sie sich einen Firmenwagen leisten können.

Die monatlichen Leasingraten sind eine Betriebsausgabe und damit abziehbar. Das gilt bei kleinen Gewerbetreibenden und Freiberuflern auch für die Sonderzahlung zu Beginn. Dadurch kann man einen großen steuerlichen Vorteil erlangen, weil man seinen Gewinn deutlich drücken kann.

 

Dienstauto-Kauf

Wer sich einen Firmenwagen kauft, nimmt dafür in der Regel ein übliches Darlehen auf. Man zahlt also statt der Leasingrate ein Darlehen ab. Zum Schluss gehört Ihnen der Dienstwagen. Der Wagen ist dann allerdings auch deutlich weniger wert, weil der Wertverfall bei Autos sehr hoch ist.

Die Anschaffungskosten können Sie steuerlich abschreiben, und zwar über sechs Jahre. Das heißt, Sie nehmen den Kaufbetrag und teilen ihn durch sechs. Diese Summe können Sie jedes Jahr als Betriebsausgabe absetzen. Nur die Zinsen für das Darlehen sind steuerlich absetzbar. Die Tilgungsraten des Kredites dagegen nicht.

 


Firmenwagen: Die 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch

1-Prozent-Regelung

Bei der 1-Prozent-Regelung wird 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zum monatlichen Gewinn hinzugerechnet. Dieser geldwerte Vorteil erhöht sozusagen damit Ihr Gehalt. Dadurch zahlen Sie auch mehr Steuer. Der Vorteil der 1-Prozent-Regelung: Es ist einfach umzusetzen. Sie sparen also viel Zeit. Auf der anderen Seite kann es sehr gut sein, dass Sie deutlich mehr zahlen als wenn Sie ein Fahrtenbuch führen.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist die zweite Möglichkeit, um den geldwerten Vorteil zu berechnen. Hierfür müssen Sie jede Fahrt schriftlich festhalten und den beruflichen und privaten Zweck notieren. Sie müssen das Fahrtenbuch lückenlos und ununterbrochen das ganze Jahr führen und die Fahrten chronologisch aufschreiben. Sonst kann es passieren, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt.


Digitales Fahrtenbuch für den Dienstwagen: „Wir haben unser Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt“

Andreas Schneider ist Gründer und Geschäftsführer von Vimcar, einem digitalen Fahrtenbuch. Im Interview spricht er über die Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern und worin sich Vimcar von anderen Anbietern unterscheidet. Hier können Sie Vimcar für 30 Tage kostenlos testen*.

 

Wie funktioniert ein elektronisches oder digitales Fahrtenbuch, ganz einfach erklärt?

Das ist je nach Anbieter unterschiedlich. Eine kostenlose App ohne Hardware ist genauso ein digitales Fahrtenbuch wie eine im Auto verbaute Telematik-Box. Vimcar arbeitet mit der aus unserer Sicht verlässlichsten und benutzerfreundlichsten Hardware: Einem kleinen Fahrtenbuchstecker, der in die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs gesteckt wird. Das ist kinderleicht und kann vom Kunden selbst ohne Werkstattbesuch in zwei Minuten erledigt werden.

Dieser Stecker schreibt dann praktisch von allein Fahrtenbuch. Mit Daten aus der Fahrzeugelektronik (wie dem Kilometerstand) und einem GPS-Modul (für Start- und Zieladressen) wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet.

Andreas Schneider, Co-Gründer vom Vimcar Fahrtenbuch
Andreas Schneider, Co-Gründer von Vimcar

Eine eigene SIM-Karte sorgt im Anschluss für die Datenübertragung an unsere deutschen Server. Schlussendlich muss der Nutzer nur noch die Fahrt einer Kategorie — Privat- oder Betriebsfahrt und Arbeitsweg oder einer Mischung aus diesen drei Formen — zuordnen und das Fahrtenbuch ist fertig.

 

Was sind die Vorteile gegenüber klassischen Fahrtenbüchern mit Stift und Papier?

Das herkömmliche Fahrtenbuch verspricht zwar dieselbe Steuerersparnis wie ein elektronisches Fahrtenbuch, allerdings nicht ohne Aufwand. Nach jeder einzelnen Fahrt müssen Kilometerstand, Datum, Zweck der Fahrt, die Start- und Zieladresse sowie gegebenenfalls der besuchte Geschäftspartner schriftlich notiert werden.

Das alles muss leserlich und in “geschlossener Form”, das heißt nicht auf einem losen Zettel, geschehen. Nicht so einfach, wenn man unter Zeitdruck steht und schnell zum nächsten Termin muss. Kleine Fehler, die unter Stress leicht passieren, dürfen nicht vorkommen — sonst kann es sein, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch ablehnt und doch die teure Ein-Prozent-Methode auferlegt. Ein Jahr mühevolles Schreiben wäre umsonst. Ein elektronisches Fahrtenbuch hat diesen Zeitaufwand und Ärger mit dem Finanzamt nicht.

 

Es gibt mehrere Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern. Was unterscheidet Vimcar von den anderen Anbietern?

Vimcar ist der einzige Anbieter mit einer Kooperation mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. sowie werden wir von der  DATEV eG empfohlen. Wir haben unser Fahrtenbuch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und können so ein Höchstmaß an Finanzamtkonformität gewährleisten. Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die in der Regel neben dem Fahrtenbuch noch weitere Funktionen anbieten, haben wir uns anfangs komplett auf die Perfektionierung unseres digitalen Fahrtenbuchs konzentriert. Erst als wir damit zufrieden waren, haben wir unser Produkt erweitert.

Auch auf technischer Seite setzt sich Vimcar von anderen Anbietern ab. Bei unserem Fahrtenbuchstecker ist kein Werkstattbesuch für den Einbau nötig, wie es beispielsweise bei Telematik-Boxen der Fall wäre. Stattdessen kann der Stecker im Handumdrehen selbst installiert werden.

Zudem muss das Smartphone durch die eingebaute SIM-Karte nicht immer im Auto dabei sein. Dadurch, dass der Stecker autark funktioniert und gewissermaßen schon ein kleines Handy ist, braucht der Nutzer im Grunde gar keines zu besitzen. Die nachträgliche Kategorisierung der Fahrten gelingt flexibel sowohl am Smartphone als auch am Desktop.

Nicht zuletzt schreiben wir Nutzerfreundlichkeit und Kundenservice groß. Wenn es doch mal ein Problem mit dem Fahrtenbuchstecker geben sollte, hilft unser Kundensupport immer gerne. Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Kunden immer das Gefühl haben, dass sie sich an uns wenden können und eine zufriedenstellende Lösung erhalten. Außerdem behandeln wir die Daten unserer Kunden mit äußerster Sorgfalt: Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt und sicher auf unseren deutschen Servern in Frankfurt gespeichert.

 

Läuft Vimcar bei allen Autos – also egal ob BMW, Audi oder Mercedes und Co.?

Jedes Fahrzeug ist anders, was wir natürlich so gut wie möglich in unserer Software zu berücksichtigen möchten. Bei einigen BMW-Modellen kann es beispielsweise aufgrund der Alarmanlage zu Problemen kommen.

In diesem Fall spielen wir im Voraus eine zusätzliche Software auf den Stecker, um ein Auslösen der Alarmanlage zu verhindern. Leider funktioniert Vimcar derzeit nur mit Fahrzeugen mit Verbrennungsmotoren, an einer Lösung für Elektro-Autos arbeiten wir aber fleißig.

 
Was muss ein elektronisches Fahrtenbuch leisten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden? Erfüllt Vimcar diese Voraussetzungen?

An ein elektronisches Fahrtenbuch werden vom Finanzamt dieselben Ansprüche gestellt wie auch an ein handschriftliches Fahrtenbuch. Das sind vor allem: Zeitnahes Führen, lückenlose Aufzeichnung, geschlossene Form und Manipulationssicherheit. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann diese Vorgaben sogar noch genauer erfüllen als ein traditionelles. Die zeitnahe Führung ist bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch kaum nachzuweisen, bei Vimcar ist sie durch eine Editiersperre nach sieben Tagen allerdings nachweislich vorhanden.

Auch die lückenlose Aufzeichnung kann bei Vimcar nicht umgangen werden: Alle Fahrten werden automatisch aufgezeichnet und können nicht gelöscht, sondern nur kommentiert werden. An der Manipulationssicherheit letztlich steht und fällt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Unsere Technik kann Manipulation vollkommen ausschließen und sorgt dafür, dass jede kleine Änderung und Anmerkung durch den Nutzer auch später für das Finanzamt nachvollziehbar ist. Vimcar erfüllt damit alle Anforderungen des Finanzamt an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

 

Das heißt: Wenn ich eine Steuerprüfung habe, dann kann mir mit Vimcar nichts passieren?

Das kommt auch auf den Nutzer an. Vimcar kann nur das Gerüst für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellen, der Firmenwagenfahrer muss es aber auch gewissenhaft führen. Eine Privatfahrt beispielsweise als Betriebsfahrt zu klassifizieren wäre nicht zulässig und könnte zur Folge haben, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt. Darauf haben wir natürlich keinen Einfluss. Eine Garantie auszustellen ist daher nicht möglich und wäre unprofessionell.

 

Nutzen Sie selbst auch Ihr elektronisches Fahrtenbuch und wie viel Geld haben Sie schon gespart?

Wir nutzen Vimcar für unser rein betrieblich genutztes Pool-Fahrzeug, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können. Für solche Fahrzeuge besteht die Pflicht nachzuweisen, dass auch wirklich keine privaten Fahrten getätigt werden und kein geldwerter Vorteil entsteht. Das geht nur mit einem Fahrtenbuch. Dadurch, dass es bei unserem Fahrzeug also keine Privatnutzung gibt, fällt natürlich auch die entsprechende Steuerlast komplett weg.

 

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*Werbelink

Bilder: ©contrastwerkstatt - Fotolia.com, ©vimcar

Alle Angaben ohne Gewähr. Stand 03/2018.